• Le contexte
Une restructuration, dans un contexte de fortes tensions économiques et sociales, qui se traduit notamment par :
- une réorganisation des activités en secteurs géographiques
- une plus grande transversalité du fonctionnement
- des changements importants pour la fonction de secrétaire : activités, temps, positionnement etc
• La demande
Il s’agit d’accompagner la Direction à définir une nouvelle organisation des postes administratifs : quel contenu, quel temps, quelle organisation ?
• La méthode de travail
Un diagnostic partagé est réalisé, moyennant :
- une analyse documentaire
- des entretiens individuels avec les Directeurs
- des entretiens individuels avec les secrétaires
- un questionnaire à l'attention des professionnels
- des temps collectifs de réflexion Une attention particulière est portée :
- aux compétences nouvelles éventuelles, aux compétences ou pratiques induites par la nouvelle organisation
- aux difficultés pressenties par les titulaires
- au temps passé
- aux liens entre les postes, aux interactions
- aux moyens mis en œuvre L’ensemble de ces éléments a été analysé et a permis d’alimenter la mise à jour:
- d’un profil du métier de secrétaire, organisé autour de 5 missions
- d’une cartographie des postes de secrétariat, déclinant les missions en activités opérationnelles Des pistes ont été formulées pour faciliter l’exercice du métier de secrétaire dans un nouveau contexte
• Les bénéfices de l’accompagnement
Une clarification des métiers "administratifs" en général et du métier de "secrétaire" en particulier, une mise à jour des enjeux et des marges de manoeuvre organisationnels